Politia de confidentialitate

CAPITOLUL I – INTRODUCERE

VERTEX HORECA & HOME SRL, societate cu răspundere limitată, organizată și funcționând conform
legilor din România, cu sediul social în or. Pantelimon, str. Biruinței, nr. 183, Depozitul 1, Jud. Ilfov,
înregistrată la registrul comerțului sub numărul J2018001202235, CUI 39046771 (în continuare
„VHH” sau „Vertex”), a elaborat prezenta politică privind prelucrarea datelor cu caracter personal
ale clienților/cumpărătorilor („Politica de prelucrare”), pentru a vă oferi o imagine de ansamblu
asupra practicilor VHH cu privire la colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea,
adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere,
diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea,
ștergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal (denumite în continuare „Prelucrarea”).

CAPITOLUL II – CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE

Pentru scopul Prelucrării menționat la Cap. III de mai jos, prelucrăm datele dumneavoastră cu
caracter personal în legătură cu furnizarea, vânzarea, livrarea, plata, returul etc. a produselor
comercializate de către VHH prin intermediul site-ului societății. Categoriile de date personale
prelucrate de Vertex sunt următoarele: nume, prenume, număr de telefon, adresa de domiciliu,
adresa de livrare și/sau de ridicare a produselor în caz de retur, adresa de email, codul numeric
personal (CNP) (după caz), cont bancar, adresă de facturare (în continuare „Date personale”).

CAPITOLUL III – SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR PERSONALE

VHH prelucrează Datele personale în acord cu prezenta Politică de prelucrare și numai în măsura
permisă ori impusă de legislația aplicabilă, în scopul furnizării, vânzării, livrării bunurilor/produselor
comercializate prin intermediul site-ului VHH, în scopul încasărilor plăților pentru comenzile plasate
online, precum și în scopul soluționării cererilor de retur, a reclamațiilor, sugestiilor sau a oricăror
altor solicitări din partea cumpărătorilor/clienților Vertex în legătură cu achiziția de bunuri.
Așadar, Vertex va prelucra Datele personale pentru următoarele scopuri:
i) Procesarea comenzilor plasate pe site. În acest context, VHH va putea informa clientul cu
privire la primirea și/sau expedierea comenzilor, emiterea facturii fiscale, încasarea plăților
aferente, primirea produselor returnate, restituirea sumelor de bani pentru produsele
returnate, precum și cu privire la orice alte aspecte legate de comanda plasată. În cazul în care
plata comenzilor se va face prin intermediul unui procesator de plăți extern, Datele personale
vor fi prelucrate și de către acesta, sens în care, va fi necesar să furnizați datele bancare
solicitate în vederea finalizării plăților pentru comenzi.
ii) Crearea, administrarea și menținerea contului de client, după caz. Informarea clienților privind
situația contului (e.g. necesitatea actualizării datelor, necesitatea completării datelor etc.);
iii) Oferirea suportului necesar în legătură cu comenzile plasate și/sau cu bunurile livrate sau în
legătură cu returul produselor și stadiul acestora, inclusiv stadiul sumelor ce urmează a fi
restituite conform politicii de retur;
iv) Funcționalitatea site-ului Vertex;
v) Evaluarea bunurilor recepționate pentru îmbunătățirea acestora (acolo unde este necesar);

vi) Promovarea produselor VHH, activități de marketing/publicitate, promovarea campaniilor
comerciale, comunicarea reducerilor existente, după caz, comunicarea oricăror oferte
comerciale. Prelucrarea în scopuri de marketing, de exemplu pentru furnizarea Newsletter-
ului, se realizează numai în baza consimțământului clientului, iar cele privind funcționarea site-
ului pot fi prelucrare și în temeiul interesului legitim al VHH;
vii) Soluționarea cererilor de retur. În acest context VHH poate solicita datele bancare ale
clientului în vederea restituirii sumelor pentru produsele acceptate la retur.
Prelucrarea Datelor personale se realizează pentru încheierea și executarea contractului dintre client
și Vertex, în conformitate cu prevederile legale aplicabile.

CAPITOLUL IV – TEMEIUL PRELUCRĂRII

Una dintre cerințele esențiale ale Regulamentului nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice
în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date
și de abrogare a Directivei 95/46/CE (în continuare „GDPR”) este că orice prelucrare a Datelor
personale trebuie să aibă un temei legal.
Prelucrarea Datelor personale este necesară în vederea desfășurării activităților specifice scopului
Prelucrării, astfel cum este detaliat la Cap. III de mai sus, mai exact, în scopul furnizării, vânzării,
livrării bunurilor/produselor comercializate prin intermediul site-ului VHH, în scopul încasărilor
plăților pentru comenzile plasate online, precum și în scopul soluționării cererilor de retur, a
reclamațiilor, sugestiilor sau a oricăror altor solicitări din partea cumpărătorilor/clienților Vertex în
legătură cu achiziția de bunuri.
În general, VHH solicită să furnizați Date personale în mod obligatoriu, cu excepția situațiilor în care
vă comunicăm că anumite informații sunt facultative. Dacă nu oferiți datele respective, cerute a fi
furnizate în mod obligatoriu, procesul de procesare a comezilor, livrare, retur etc. poate fi întârziat
sau chiar complet împiedicat.
Prelucrarea Datelor personale se întemeiază pe diverse temeiuri juridice, după cum urmează:
i) Prelucrarea se bazează pe consimțământul clientului (cf. art. 6 alin. (1) lit. (a) din GDPR) ca
temei juridic pentru colectarea, prelucrarea și utilizarea Datelor personale, astfel cum este
permis de legislația aplicabilă;
ii) Prelucrarea este necesară pentru încheierea contractului de vânzare-cumpărare între client și
VHH (cf. art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR);
iii) Prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine VHH (cf. art.
6 alin. (1) lit. (c) din GDPR);
iv) Prelucrarea este necesară în vederea aducerii la îndeplinire a interesului legitim al VHH de a
prelucra Datele personale cf. art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR).

CAPITOLUL V – TRANSFERURI DE DATE, DESTINATARI ȘI TEMEIUL LEGAL AL ACESTOR TRANSFERURI

Societăți afiliate: Vertex poate transfera Datele personale entităților afiliate, în măsura permisă de
legislația aplicabilă în materie de protecție a datelor, în conformitate cu art. 6 alin. (1) lit. (f) din
GDPR pentru aducerea la îndeplinire a intereselor legitime ale VHH, în vederea facilitării comunicării
interne și administrării sarcinilor altor entități afiliate, a planificării și administrării resurselor
economice.
Terți: Datele personale vor pute fi transferate de către Vertex unor agenții guvernamentale și de
reglementare, instanțelor de judecată sau altor autorități, toate în conformitate cu legislația

aplicabilă, în baza art. 6 alin. (1) lit. (c) din GDPR, precum și consultanților externi cu rol de operatori
de date (de ex. avocați, contabili, auditori, societăți de recuperări creanțe etc.) în baza art. 6 alin. (1)
lit. (f) din GDPR.
Prestatori de servicii: Vertex și orice entitate afiliată va putea transfera Datele personale unor
societăți partenere, precum, dar fără a se limita la societățile de curierat, bănci sau furnizori de
servicii de plată ori contabile, exclusiv în scopurile prevăzute la Cap. III de mai sus. VHH încheie
contracte cu terți prestatori de servicii afiliați sau ne-afiliați, ca parte a operațiunilor sale comerciale
normale, în vederea desfășurării anumitor sarcini legate de gestionarea comenzilor. Accesul terților
la Datele personale se realizează conform legislației aplicabile în baza unor acorduri încheiate cu
aceștia.

CAPITOLUL VI – PERIOADA DE RETENȚIE

Ca regulă generală, Datele personale vor fi stocate cât timp aveți un cont de client/utilizator pe site-
ul VHH. În caz contrar, Datele personale vor fi prelucrate până la încheierea operațiunii de livrare a
produselor comandate, până la expirarea perioadei de retur sau, după caz, până la împlinirea
termenului de garanție a produselor comandate. Prin excepție, cu titlu de exemplu, Datele personale
pot fi prelucrate și după expirarea termenelor menționate anterior dacă sunt cuprinse în documente
financiar-contabile, urmând a fi prelucrate pe o perioadă de cel mult 10 ani.
Dacă se inițiază o măsură legală, Datele personale pot fi păstrate până la finalul acestei acțiuni,
inclusiv pe durata eventualelor perioade de recurs, iar apoi vor fi șterse sau arhivate, conform
prevederilor legislației aplicabile.
Datele personale vor fi stocate pe durata solicitată sau permisă de legislația aplicabilă. Ulterior, vom
elimina/șterge Datele personale din sistemele și evidențele Vertex și/sau vom lua măsuri pentru a le
anonimiza, astfel încât să nu mai puteți fi identificat în baza acestora.
Puteți să solicitați oricând ștergerea anumitor informații sau închiderea contului și vom da curs
acestor solicitări, sub rezerva păstrării anumitor informații inclusiv ulterior închiderii contului, în
situațiile în care legislația aplicabilă sau interesele legitime ale VHH o impun. Orice solicitare va fi
transmisă către VHH la datele de contact disponibile pe site, pe cale electronică, prin poștă sau
curier.

CAPITOLUL VII – SECURITATEA PRELUCRĂRII

VHH a adoptat măsuri tehnice și organizatorice de prelucrare a Datelor personale, actualizate în
conformitate cu cerințele GDPR, cu scopul de a proteja datele cu caracter personal împotriva oricărui
acces neautorizat, utilizare necorespunzătoare sau divulgare, modificare neautorizată, distrugere
sau pierdere accidentală. Toți angajații și colaboratorii VHH, precum și orice terți care acționează în
numele și pe seama VHH sunt obligați să respecte confidențialitatea informațiilor și cerințele GDPR.
Vertex își rezervă dreptul de a actualiza Politica de prelucrare în orice moment. Utilizarea în
continuare a site-ului după actualizare/modificare va reprezenta consimțământul dvs. expres de a
respecta și de a fi ținut de condițiile și regulile impuse de Politica de prelucrare, astfel cum a fost
actualizată.

CAPITOLUL VIII – DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE DE PRELUCRARE

În baza prevederilor GDPR aplicabile, aveți următoarele drepturi:
Dreptul de acces: Aveți dreptul de a obține confirmarea că Datele personale care vă privesc sunt
prelucrate sau nu de către VHH, și dacă da, aveți dreptul de a solicita accesarea Datelor personale.
Informațiile pe care le puteți primi în temeiul dreptului de acces includ scopurile prelucrării,categoriile de date prelucrate și destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost divulgate
sau le vor fi divulgate.
Aveți dreptul de a obține o copie a Datelor personale prelucrate. Pentru copii suplimentare
solicitate, vă putem percepe o taxă rezonabilă, bazată pe costurile administrative.
Dreptul la rectificare: Aveți dreptul de a obține rectificarea Datelor personale incorecte care vă
privesc. În funcție de scopul prelucrării, aveți dreptul completării Datelor personale incomplete,
inclusiv prin intermediul unei declarații suplimentare.
Dreptul la ștergere (dreptul de a fi uitat): Aveți dreptul de a solicita ștergerea Datelor personale
care vă privesc. VHH are obligația de a șterge Datele personale în cazul în care se aplică unul dintre
următoarele motive:

• Datele personale nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost
  colectate sau prelucrate;
• Vă retrageți consimțământul cu privire la Prelucrare și nu există niciun alt temei juridic pentru
  Prelucrare;
• Vă opuneți Prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze și să justifice Prelucrarea
  în continuare a Datelor personale de către VHH;
• Datele personale au fost prelucrate ilegal;
• Datele personale trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care revine Vertex în
  temeiul dreptului Uniunii Europene sau al dreptului intern.
  Dreptul la restricționarea Prelucrării: Aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării Datelor
  personale. În acest caz, datele respective vor fi marcate și pot fi prelucrate doar în anumite scopuri,
  conform legii aplicabile.
  Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul de a primi Datele personale care vă privesc și pe care
  le-ați furnizat, într-un format structurat, comun și care poate fi citit automat și aveți dreptul de a
  transmite aceste Date personale unei alte entități fără obiecțiuni din partea VHH.
  Dreptul la opoziție: Aveți dreptul la opoziție, pe motive legate de situația dumneavoastră
  particulară, în orice moment, față de prelucrarea Datelor personale, și puteți solicita să nu vă mai
  prelucrăm Datele personale. Dacă vă exercitați dreptul la opoziție, Datele personale nu vor mai fi
  prelucrate în scopul respectiv. Exercitarea acestui drept nu presupune niciun cost. Dreptul la opoziție
  poate fi invalidat, în special, dacă prelucrarea Datelor personale este necesară pentru a lua măsuri
  înainte de a încheia un contract sau pentru executarea unui contract deja încheiat.
  Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea
  de profiluri: Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata
  a Datelor personale, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care vă privesc sau vă
  afectează într-o măsură semnificativă, cu excepția cazului în care consimțiți în mod explicit la
  aceasta.
  Dreptul de a formula plângeri: Aveți dreptul de a formula plângeri în fața Autorității Naționale de
  Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal în legătură cu prelucrarea Datelor personale.
  Pentru exercitarea drepturilor menționate în prezenta secțiune, precum și pentru orice informații
  suplimentare în legătură cu drepturile dumneavoastră în contextul prelucrării Datelor personale de
  către Vertex, vă rugăm să ne contactați prin e-mail la adresa de contact menționată pe site-ul VHH
  sau prin corespondență la adresa sediului social al societății.

*Prezenta Politică de prelucrare a fost elaborată în conformitate cu prevederile Regulamentului nr.
679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter
personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.